800 Stunden manuelle Textarbeit – und eine elegante Lösung
In einer Kanzlei summierten sich Rechnungstexte, Leistungsbeschreibungen und wiederkehrende Dokumentation auf 800 Stunden pro Jahr. Mehrere hunderttausend Franken gebundene Kapazität – ausgerechnet bei den erfahrensten Mitarbeitenden. Wir zeigen, wie ein KI Add-on für Vertec diese Arbeit übernimmt, warum Datensouveränität dabei entscheidend ist und wie das Ganze entstanden ist.
Das Problem, das niemand sehen will
Es ist einer dieser Prozesse, über die niemand spricht, weil er «einfach dazugehört»: das Formulieren von Rechnungstexten. Jede Kanzlei, jede Beratungsfirma kennt es. Sie erfassen Ihre Leistungen detailliert in Vertec – Stunden, Tätigkeiten, Mandate. Alles sauber dokumentiert. Aber wenn es an die Rechnung geht, müssen daraus verständliche, professionelle Texte werden.
Das kostet Zeit. 15 bis 60 Minuten pro Rechnung, teilweise deutlich mehr. Bei einem unserer Kunden summierten sich diese Minuten im Geschäftsjahr 2024/25 auf fast 800 Stunden manuelle Textarbeit – mehrere hunderttausend Franken an gebundener Kapazität.
Und es sind nicht irgendwelche Mitarbeitenden, die diese Arbeit erledigen. Es sind die erfahrensten Fachleute, die den Kontext verstehen und die Qualität liefern müssen. Ihre besten Köpfe formulieren Rechnungstexte – statt Mandanten zu beraten.
Eine Lösung, die sich in den Workflow einfügt
Genau hier setzt unser KI Add-on für Vertec an. Es analysiert die Leistungseinträge, versteht den fachlichen Zusammenhang und formuliert daraus kohärente, professionelle Texte – in Sekunden.
Das Entscheidende: Niemand muss seinen Workflow ändern. Je nach Konfiguration wird das Add-on per Knopfdruck ausgelöst, durch einen automatischen Trigger bei bestimmten Ereignissen oder als Automatismus im Hintergrund. Bei einem unserer Kunden läuft es so: Ein Klick, eine Auswahl – und der Text steht.
Die Mitarbeitenden behalten die volle Kontrolle. Sie prüfen den generierten Text und geben frei. Aber das aufwändige Formulieren – der Löwenanteil der Arbeit – übernimmt die KI. Und die KI verarbeitet Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, inklusive branchenspezifischer Fachterminologie.
Rechnungstexte sind dabei nur der Anfang. Das Add-on lässt sich flexibel für verschiedene repetitive Textaufgaben in Vertec einsetzen. Und ganz nebenbei: Durch die enge Integration haben wir Vertec mittlerweile so gut kennengelernt, dass wir für unseren Kunden auch andere Prozesse massiv vereinfachen konnten – über die ursprüngliche Aufgabenstellung hinaus.
Wie dieses Projekt entstanden ist
Dieses Add-on ist nicht am Reissbrett entstanden, sondern in unserem KI-ATELIER – dem Workshop-Format von prewen.ai, das Unternehmen strukturiert in die Welt der künstlichen Intelligenz einführt.
In einem eintägigen Workshop haben wir das Unternehmen in die Möglichkeiten moderner KI eingeführt – und gezeigt, dass einfaches Prompting nicht einmal die Spitze des Eisbergs ist. Gemeinsam mit dem Team analysierten wir die bestehenden Prozesse und identifizierten über ein Dutzend konkrete KI-Anwendungsfälle, die echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Das Vertec KI Add-on war der erste Anwendungsfall, den wir umgesetzt haben – mit grossem Erfolg. Und es zeigt unsere Überzeugung: KI muss zum Unternehmen passen, nicht umgekehrt. Kein generisches Tool, keine Standard-Lösung, sondern eine massgeschneiderte Automatisierung, die aus dem Verständnis der realen Prozesse und Bedürfnisse entstanden ist.
Datensouveränität: Kein Nachgedanke, sondern Ausgangspunkt
Für Kanzleien und Beratungsfirmen ist der Schutz sensibler Mandantendaten keine Option, sondern eine berufsrechtliche Pflicht. Wir nehmen das ernst: Datensicherheit ist bei uns nicht der letzte Punkt auf der Feature-Liste, sondern der Ausgangspunkt jeder Lösung.
Die Automatisierung betreiben wir in unserem eigenen Rechenzentrum. Vertec selbst läuft dort, wo der Kunde es möchte – on-premises oder in der Vertec Cloud. Für die KI-Verarbeitung setzen wir je nach Anforderung drei Schutzprinzipien ein:
Prinzip 1: Daten-Minimierung. Für die KI-Verarbeitung werden nur die Daten verwendet, die tatsächlich benötigt werden. Bei der Rechnungstext-Generierung beispielsweise werden keine Kundennamen, Personendaten oder Honorarbeträge an die KI übermittelt – die braucht sie schlicht nicht. Der Kunde wollte eine mächtigere KI für die Textqualität nutzen? Kein Problem – wenn die sensitiven Daten gar nicht erst übertragen werden.
Prinzip 2: Daten-Anonymisierung. Wo sensible Daten in den Verarbeitungsprozess einfliessen müssen, anonymisieren wir diese vor der Übermittlung an das KI-Modell. So profitieren Sie von leistungsfähigen KI-Modellen, ohne Mandantendaten preiszugeben.
Prinzip 3: Lokales KI-Modell. Wenn weder Minimierung noch Anonymisierung ausreichen, setzen wir ein lokales, leichtgewichtiges KI-Modell ein, das vollständig in unserer Infrastruktur läuft – ohne jede Datenübertragung an Dritte.
Der Schutz sensibler Mandantendaten ist dabei im gesamten DACH-Raum gesetzlich verankert – ob Art. 321 StGB in der Schweiz, §203 StGB in Deutschland oder §121 StPO in Österreich. Unsere Schutzprinzipien erfüllen diese Anforderungen, unabhängig vom Standort.
Für wen das Add-on gemacht ist
Das Add-on eignet sich für alle Vertec-Anwender, die mit repetitiven Textaufgaben kämpfen – insbesondere dort, wo zeitbasiert abgerechnet wird und detaillierte interne Erfassung auf professionelle externe Kommunikation trifft.
Anwaltskanzleien generieren Mandatsberichte und Rechnungstexte direkt aus ihren Vertec-Einträgen. Wirtschaftsprüfer erstellen Prüfberichte und Abrechnungstexte effizient und konsistent. Steuerberater automatisieren Beratungsprotokolle und Honorarabrechnungen. Unternehmensberater beschleunigen Projektberichte und Statusupdates. IT-Dienstleister erstellen Service-Berichte und Leistungsnachweise. Architektur- und Ingenieurbüros generieren Projektbeschreibungen und Leistungsverzeichnisse.
Überall dort, wo Fachleute ihre Zeit mit Formulieren verbringen statt mit dem, was sie wirklich können.
Was uns von anderen KI-Anbietern unterscheidet
Vier Dinge machen den Unterschied: Erstens unser konsequenter Fokus auf Datensouveränität. Wir sind Teil der prewen AG – seit Jahren im Bereich Datensicherheit und Verschlüsselung tätig. Datenschutz ist nicht unser Marketing-Claim, sondern unsere Herkunft. Eigenes Rechenzentrum, drei Schutzprinzipien, keine Kompromisse.
Zweitens unser tiefes KI-Verständnis. Wir setzen konsequent auf modernste Technologien und multimodale KI-Modelle. Das bedeutet: die bestmögliche Textqualität bei höchstem Datenschutz.
Drittens die massgeschneiderte Vertec-Integration. Das ist kein generisches Tool. Es ist eine Lösung, die mit tiefem Verständnis für die Plattform und ihre Anwender entwickelt wurde.
Und viertens: vom Workshop zum Produkt. In unserem KI-ATELIER analysieren wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozesse, identifizieren konkrete Anwendungsfälle und setzen die vielversprechendsten um. So entstand auch das Vertec KI Add-on – aus echtem Prozessverständnis, nicht aus einem Katalog.
Das KI Add-on in der Praxis
Stellen Sie sich vor: Montagmorgen, acht Rechnungen stehen an. Statt zwei Stunden Formulierarbeit öffnen Ihre Mitarbeitenden die Leistungsübersicht in Vertec, klicken einmal – und die Texte sind da. Professionell, konsistent, auf den Punkt. Die nächsten 15 Minuten verbringen sie damit, die Texte zu prüfen und freizugeben. Dann widmen sie sich dem, wofür sie ausgebildet sind: der Beratung ihrer Mandanten.
Das ist kein Zukunftsszenario. Das ist der Alltag unseres Kunden – seit der Einführung des Add-ons.
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